江湖卫士固定资产管理系统对接财务软件怎么操作

固定资管理所承担职责与财务软件是有所不同的, 具体来说其中一个是对实物进行管理的, 另一个则是负责管账的。当这两个系统无法实现打通时, 便会出现资产盘点后账对不上、折旧数据需手动从事录入、采购以及报废等信息传递存在延迟等此种情况, 而在实际展开的工作当中这些问题是极为普遍的。进行对接达成的核心目标, 是要让实物出现变动后能直接在财务凭证上面有所反映, 以此减少人工进行干涉, 进而提升相关的数据一致性！

对接前需要搞清楚哪些前提条件

并非所有固定资产管理系统皆能够与任意财务软件顺利对接。于动手制作技术方案之前, 需先弄明白 , 两边系统的数据格式以及接口能力。举例而言, 江湖卫士固定资产管理系统支持标准API接口, 能够输出资产编号、名称、分类、原值、折旧方法、 使用部门等字段。至于财务软件那边, 诸如金蝶、用友、SAP这类主流ERP, 通常也提供了标准导入模板或者开放接口。关键在于要去确认, 两边字段的那种映射关系, 是不是匹配, 举例来讲, “资产类别”, 在固定资产系统当中, 属于是三级分类, 而到了财务系统里, 有可能仅仅只需一级大类, 如此一来, 那就需要去制定转换规则。

并且, 公司内部的管理流程切不可忽视, 需要预先进行梳理。举例来说, 资产自入库起始直至生成凭证, 其间究竟要流经哪些审批环节? 折旧计提究竟是在每月既定日期得以实现所谓的跑批, 还是依据资产入账时间来实施动态计算? 倘若这些流程未能明确确定, 那么对接之后反倒会引发混乱。因而建议率先同财务、资产管理部门举行一场会议, 将节点以及责任人予以紧密对齐。

具体对接步骤和常见问题怎么处理

在实际操作期间, 对接方案通常是分三步开展地, 其一, 构建基础数据同步机制, 将固定资产管理系统之中的资产台账, 依照财务软件所要求的格式予以导出, 像是Excel模板亦或是XML文件那般, 于导入之前要进行数据清洗, 把那些属于历史遗留的重复资产以及已报废却未标记的数据给剔除掉, 江湖卫士系统里能够直接依据状态进行筛选, 进而导出“在用”资产列表, 以此省去手动清理的繁琐麻烦, 其二, 开展第二步工作, 其三, 进行第三步操作, 每一步分别有相应对应的具体工作内容。

接着是第二步, 要去配置自动传输通道。要是两个系统均在内网运行, 那么能够以中间表的形式, 按照一定时间把新增的、出现变更的以及报废的资产数据推送到财务软件接口那里。而若是云部署的财务系统, 那就得通过走API对接才行。这一步或许会涉及到开发方面的工作量, 不过市场上好多SaaS版的固定资产管理软件都已经预先设置好了常用财务软件的连接器, 直接进行授权便能够运行成功。就拿江湖卫士来说, 它的后台存在一个“对接配置”模块, 从中选择对应的财务软件版本, 填入进去账号相关信息, 系统会自行测试连通性。

第三步, 进行验证以及纠错, 对接上线之后, 头一个月要格外着重去核对两边的折旧数据, 常见的问题在于, 固定资产系统依据“平均年限法”所计算出来的月折旧额, 同涉及财务软件里因残值率设置存有不同而致使的小数点差异, 解决的办法是于固定资产系统之中将折旧参数设置成与财务软件全然一致, 涵盖残值率、折旧年限、启用日期, 若仍存在尾差, 能够在财务软件里创建一个“折旧调整”科目, 每月手动予以微调。

日常开展运营工作期间,可能会碰到资产于中途之时, 出现转移至其他部门的状况, 或者出现原值产生变更的情形。针对这一类变动, 务必要保证在固定资产管理系统里面, 先去走审批流程, 在审批获得通过之后, 会自动生成凭证, 并推送至财务软件之中。千万不要准许直接在财务软件里面, 去修改资产卡片, 不然的话, 两边的数据会马上出现脱节。江湖卫士系统具备支持设置“变动自动推送”开关的功能, 当勾选了该开关之后, 每一次出现变动, 都会生成一条处于待审核状态的凭证记录, 财务人员加以确认之后, 便能够进行入账操作, 如此一来, 既保留了审批所留下的痕迹, 又减少了重复录入的工作。